職場：關于電子郵件23個不成文的規(guī)定

    關于電子郵件我們都會使用，但是平時生活中可能已經(jīng)基本不用了，因為聯(lián)系親朋手機就解決了。但是在職場上電子郵件是一種非常重要的溝通工具。電子郵件不僅僅是用來寫工作日報的，而且還是與上下級進行工作上的協(xié)調(diào)和商議的一種渠道。你可能會使用這一的軟件，可電子郵件你真的會寫嗎？那就要看看職場上寫電子郵件的23個不成文規(guī)定了。

    1、主題應為描述性語言。“介紹”簡單兩個字不行，若換成“介紹：Alex （The Muse網(wǎng)站）// Jennifer （某某公司）”便更得體。

    2、電郵要盡可能簡短。既可以幫你省時間，更重要的是，也尊重了收信人的時間。

    3、回復越快，內(nèi)容應越簡短。

    4、若收信人事先不知你要發(fā)這封郵件，記得先加一句介紹。不管你與收信人首次聯(lián)絡還是經(jīng)常共事，這一點都十分重要。例如，對前者可加一句“我們在這兒見的”，對后者可寫“關于我們合作項目的下一階段”等等。

    5、把“問題”和“任務項”明確地寫在開頭，而不是最后。這樣一來收信人一下子就能明白你的訴求。

    6、若有截止期限，請說明；若要求并不緊急，也請說明。

    7、若郵件無需回復，僅供參考，請說明。

    8、所有問題請盡可能準確描述。“你覺得這個提案怎么樣”不夠準確，更好一點的版本是“我們能接受賣方提出的兩萬美元的提案嗎？”

    9、多用黑點或數(shù)字來編號。這樣比大段文字更易速讀。

    10、重要事項請加粗。

    11、不要事事都加粗。

    12、使用清晰易讀字體。Comic Sans可不算。

    13、若不能立即回復，應回復發(fā)件人一有進展會立即知會他/她，以免反復收到追問郵件，同時讓對方心里有數(shù)，不必白等。

    14、僅抄送必要的人。收到郵件的人越多，回復該郵件的必要性就越低。

    15、不必要時別點“回復所有人”。誰也不喜歡給全部門收件箱添累贅的人。

    16、若發(fā)現(xiàn)不必再將某人留在某電郵鏈中，那么再發(fā)新郵件時應將其轉到“秘密抄送”欄，且在郵件第一行說明。（“Sam，多謝幫Mary和我作介紹，現(xiàn)在將你轉到秘密抄送了，下面我來做就好了?！保?/p>

    17、要遵從雙向選擇。否則，你一發(fā)郵件大家就會害怕了。

    18、若想更改話題，請重開一封郵件?？梢栽偌由舷嚓P主題和收件人。

    19、別重復。沒人需要二十個人回復“我也覺得這棒極了！”

    20、若因工作或生意需要發(fā)電郵，記得在頁腳處加上聯(lián)系方式和頭銜。當然，越簡短越好。

    21、若收件人業(yè)務繁忙，完全可以且應該在一兩周后在原始郵件基礎上追加一封。很多大忙人都要追加一封才奏效，但追加總共別超過三封。

    22、若非特別緊急，48小時內(nèi)不要追加。

    23、若收到或想要發(fā)一封言語唐突的郵件，別沖動。若十分緊急，不如選擇打個電話。