如何寫出一封“專業(yè)郵件”速成技巧（加強版）

上個月寫了一篇針對職場新人的《職場新人：寫出一封“專業(yè)郵件”的4個速成技巧》后，引起許多人關注，這促使我想再寫一篇加強版，來分享更多關于寫郵件的細節(jié)要點，使讀者能掌握更多實用技巧。

“郵件主標題”新增技巧版

上次只說，郵件標題需注重一目了然，用“【主旨】+【敘述】”的格式。此次補充幾點：

代表公司對外發(fā)郵件時，最好在主旨內(nèi)寫上公司名，顯得更為正式，因而能增加開啟合作的可能性。常見情況就是對外部門發(fā)給“潛在客戶”的郵件，或是針對合作客戶的會議邀請郵件，此時可以在標題中直接寫公司名稱，以便加深印象。

公司對內(nèi)郵件，則在主旨內(nèi)寫上部門名, 加強提醒，以便合作部門及時查收反饋。

“ forward”, “reply only” 和 “reply to all” 的用法

“轉(zhuǎn)發(fā)”（forward）、“單一回復”（reply only）和“全部回復”（reply to all）這幾個用法還是很講究的，我列了幾個情境稍加說明：

原有N個人在郵件組內(nèi)，當要回復的內(nèi)容只針對特定人員、但是內(nèi)容跟討論的主題相關，建議用“to”（指定人員），其他人為“CC”（抄送）；

原有N個人在郵件組內(nèi)，要回復的內(nèi)容跟所有人相關、并希望他們都知曉此事，建議用法“reply all”；

原有N個人在郵件組內(nèi)，要讓不在組內(nèi)的特定者知曉此事，請“to”此人，并且除非有特殊原因，不然就“CC”原有組內(nèi)的N個人。

如果想讓特定主管知曉郵件內(nèi)容，建議在回復郵件時順帶增加人員到mail loop（郵件討論組），并在郵件內(nèi)容上說明組內(nèi)人員新增的情況（這一定要注意）

小秘方：

我常常發(fā)現(xiàn)自己寫給下屬并“CC”相關部門的郵件，回復對象僅僅只是我，這是一個非常不專業(yè)的錯誤；

同一封郵件to & cc相關人員不止一個時，避免各自單獨交流或不回復，以免訊息不對等；

國內(nèi)常常利用QQ交流溝通細節(jié)，請概括總結以后回復郵件以利大家知曉，就算是QQ群組溝通，也請整理匯總再E-mail；

同一議題、回復相關內(nèi)容或更新進度時，請用原E-mail回復和往來，勿另起郵件。

附件的使用

很多時候我們會需要利用附件來溝通更完整訊息，補充幾個這方面的注意事項：

許多公司收郵件有對附件容量的控制，所以請注意附件大小，以免因被退件而遺失訊息；

有時候郵件需要提供多個附件，建議在內(nèi)容相關段落標記附件名稱（如“具體數(shù)據(jù)詳見附件《***》”），便于收件人查詢附件；

任何情況下都建議附件名稱具體化，不用“附件1”、“附加2”等籠統(tǒng)名稱，以便收件人存檔時能與內(nèi)容匹配；

考慮到許多客戶端適配的問題，改掉在郵件內(nèi)直接黏貼附注信息的習慣，盡量用附件（excel、圖片等）取代，以免郵件讀取出錯。

會議邀請

會議邀請是件非常重要的事情，尤其商務性邀請，所以寫會議邀請郵件需要更加注意，在內(nèi)容上必須具備以下四項：

會議主旨：簡單明確的會議目的；

會議時間：請確保時間是已經(jīng)過雙方確認的；

與會人員：雙方與會人員（這點非常重要，因為牽扯到與會人員的部門＆職稱、對應需要派出的人員是否為同一位階，以及相關支持部門是否與會以確保會議溝通順利）；

會議主旨：如果是正式的商務會議邀請，建議明確會議日程表及每個日程表的時間和負責人，以確保與會人員了解會議流程并準備好相關資料。

小秘方：

如果是正式商務邀請，建議在描述與會人員時有完整的“名字、部門、職稱”，這既是禮儀，也能確保雙方派出人員是“對等”的；

如果有較重要資料（如一些報告、數(shù)據(jù)、訊息等），建議在會前發(fā)給與會人員，確保參會者提前有所了解，以精簡會議節(jié)奏和時間。

除了掌握以上幾大要點外，還需要學習的一項是：如何寫出讓主管快速掌握內(nèi)容重點，且達成目標的郵件，這對在職者而言，應該是職場技能中很重要的一環(huán)。

如何給主管寫郵件

我依據(jù)個人習慣和偏好將“發(fā)給主管的郵件”分為4大類，每一類附加注意事項，希望這部分“私人分享”有助于你在給你主管寫郵件時，更好地掌握對方思緒，使郵件往來更有效。

1）報告性郵件

例如：銷售部門向領導匯報Q1銷售數(shù)據(jù)的郵件

這類郵件要先交代報告事件的結果，再交代報告事件的背景或執(zhí)行過程。大部分主管都不喜歡郵件內(nèi)容長篇大論，所以必須抓住“清楚目的”和“事情結果”這兩個要點，使你的主管快速了解這封郵件的意義，然后他才會往下做更深入的了解。

所以如果是報告Q1銷售數(shù)據(jù)的郵件，你應該先寫銷售總額，再寫銷售金額分布，然后才是銷售金額的細項及一些特殊的案例。

2）要求性郵件

例如：產(chǎn)品主管想要讓領導去push技術人員完成某個產(chǎn)品需求的郵件

這類郵件要開門見山直接說目的（這目的可能是一個特殊要求，或是需要主管支持的事情），然后再說原因或緣由，避免讓主管去花時間看一封一頭霧水的郵件。

所以在如果要寫例子里的這封郵件，你應該要告訴主管，你需要他支持做什么事情，然后再敘述為何提出這個需求，以及加快開發(fā)進度可能會產(chǎn)生的影響。

3）匯總性郵件

例如：部門主管匯報每周重點工作安排等“例行性報告”的郵件

這類郵件比較沒有“優(yōu)先級”，故可以依據(jù)要點來評述重點及概要，并可以交待相關配合人員和部門，不過得注意避免過多文字敘述。

在例子里的這類郵件中，你應該逐條寫出工作項目，對于一些需要注意的任務就加標注，如果是比較重要的事件，則依據(jù)此工作任務做延伸即可。

4）項目性郵件

項目性郵件比較好理解，通常是交代一些項目性的任務。

這類郵件郵件通常會牽扯到“人（負責人&相關合作部門）、事（明確的任務名稱）、時 (完成時間或是重要的時間項)、地（地點)、物（牽扯資產(chǎn)或是所需支持物品）”。如果有一些重要的“里程碑”，請加強標注。

所以在項目性郵件中，你應該完整交待“人、事、時、地、物”。

良好的郵件習慣和技能，不僅能提高自身工作效率，也能幫公司及主管降低溝通成本、提高經(jīng)營管理效果。希望以上的經(jīng)驗分享，能幫助在職者掌握更多良好的郵件技巧，在郵件往來過程中更輕松有效。